Terminología específica de las ventas por catálogo

Existen campañas que se acomodan a las fechas importantes del año, es decir, en Colombia se ajustan a Navidad, Año Nuevo,  día del padre, día de la madre y día del Amor y Amistad (San Valentín); unas campañas duran más tiempo que otras ajustándose a la fecha (de 14 a 21 días) .  Las estrategias promocionales se refieren a que cada campaña  está sujeta a un evento especial : inicio de actividades escolares, día de la mujer, día del hombre, día de la madre, día del padre, vacaciones,  aniversario de la compañía, día del Amor y la Amistad, Día de los Niños, Navidad y lanzamiento de algún producto estrella.

Los presupuestos de ventas que se deben cumplir a nivel de vendedores, líderes y Gerente de Zona están supeditados a las campañas.

Ingresos: Asesores vinculados que pasan pedido en la presente campaña.  Esto quiere decir, que son personas que se han comprometido como nuevos vendedores para la compañía, estas personas requieren un tratamiento especial para iniciarlos en el negocio, principalmente con capacitación y ubicación en el sistema de venta.

Este tipo de personas no están comprometidas laboralmente con la compañía, su manera de vinculación es a nivel de distribución y no de empleado.

Egresos: son vendedores que han dejado de pasar pedido durante tres campañas consecutivas y están próximos a perderse, aquí se debe averiguar cual ha sido el motivo de este deceso y aplicar los correctivos que sean necesarios o tomar una actitud pasiva y dejar ir al asesor.

Múltiples son las causas por las cuales un representante se retira del negocio, ya sea de manera temporal o final, entre las causas se pueden citar las siguientes:

Cartera: la persona ha vendido a crédito y sus clientes no le han cancelado, el vendedor tiene problemas económicos y se ha gastado el plante o el dinero recibido de sus clientes para cancelar la factura. Mala atención: aquí se evalúa la efectividad de la Gerente de Zona, pues, como veíamos anteriormente, la Gerente motiva y entusiasma, o muchas veces la compañía ha tenido problemas de despacho de mercancías, o la vendedora tiene mala relación con el personal de la compañía. Enfermedad: el asesor o algún familiar del asesor tiene problemas de salud, lo que impide que el vendedor realice su actividad de ventas. Viajes: puede ser que el vendedor se encuentra de vacaciones o viajes de trabajo o viajó a atender asuntos personales.

Posible Egreso: Son los representantes de ventas que han dejado de pasar pedido durante dos campañas consecutivas.

Es de aclarar que, todas las personas que han dejado de pasar pedido deben ser atendidas de manera especial para saber a tiempo y remediar las causas por las cuales han dejado de pasar pedido.

5.       Reingreso: son vendedores que en algún momento han dejado el negocio y nuevamente retoman  sus actividades comerciales con la empresa.

Cada compañía decide cuando una persona ya no es parte del stencil, es decir, unas empresas consideran que un vendedor ya no es parte del programa cuando deja de pasar tres pedidos consecutivos, otras a los seis pedidos consecutivos, otras esperan que esta persona reanude su actividad hasta un año.  Muchas compañías exigen al vendedor que realice todo el proceso de inscripción como si se tratara de un asesor nuevo (pagar por la membresía).

6.        Stencil: son las llamadas bases de datos o listados.   Son los representantes inscritos para vender los productos de la compañía, los vendedores activos de la compañía.

En estos listados, las personas son organizadas por distribución geográficas, por orden alfabético, etc. 

La información básica de la cual consta es: documento de identidad del vendedor, nombre completo, campañas en las cuales ha pasado pedido, dirección, teléfonos de contacto y dinero vendido. Estos listados se emiten cada campaña, encabezados con la fecha, nombre de la Gerente de Zona y campaña correspondiente.

Adicionalmente, existen otros listados donde está escrito datos adicionales, como por ejemplo regalos recibidos por cada vendedor, monto de venta, cantidad de productos vendidos por cada vendedor y montos acumulados para premiso especiales. Pero, también, existen otras bases de datos que maneja la Gerencia General de Ventas, sobre monto y cantidad de productos vendidos por territorio, Zona, Distrito, Región y Nación; adicionalmente, informes especiales sobre productos más vendidos a nivel total, etc.

7.        Activos: son asesores que han pasado pedido en la última campaña y como su nombre lo dice son activos en el stencil.

8.        Inactivos: son los vendedores que no han colocado pedido en las últimas dos campañas consecutivas.

9.        Actividad: Es la proporción de órdenes de compra logradas en una zona al finalizar la campaña, estos datos se analizan con respecto a los activos que se tengan del anterior resultado.

La actividad se eleva con los ingresos en cada campaña, aquí muchas veces se salva los resultados de la Gerente de Zona, cuando en la campaña presente existe poco atractivo o en una época de baja venta donde los activos tienen un descenso.

10.      Retención: Es el mantenimiento de los vendedores en cada campaña.

Capitalización: es el resultado de la actividad comercial, a partir de los ingresos a los que se suman los reingresos y se resta los egresos; ese número final se analiza frente a los presupuestos trazados a comienzo de año y a los resultados de la campaña anterior.